Kestävien kokousjärjestelyjen muistilista

Tämän listan avulla voit tarkistaa, että kokousjärjestelysi noudattavat mahdollisimman pitkälle kestävän kehityksen periaatteita, jolloin kokouksesi aiheuttama ympäristönkuormitus on mahdollisimman pieni. Kestävät valinnat auttavat minimoimaan tilaisuuden aiheuttaman hiilijalanjäljen ja tekemään taloudellisia säästöjä.

Ulkoministeriön ympäristövastuullisten kokousten opas (pdf)

Oma organisaatiosi

Selvitä

  • onko ympäristöstrategia löydettävissä www-sivuilta
  • onko organisaatiollanne ympäristömerkki, ekosertifikaatti tms., jonka sisältö avattu www-sivuilla
  • onko henkilökunta koulutettu ja sitoutettu aiheeseen

Muista

  • harkita valintoja kestävyyden kannalta ennen päätösten tekemistä
  • ilmoittaa mahdollisimman tarkat osallistuja- ja ruokailijamäärät palveluntarjoajalle ruokahävikin minimoimiseksi
  • jos on ennakoitavissa, että ruokahävikkiä tulee, etsi sopiva hyväntekeväisyyskohde ylijäämäruualle

Tilat, iltaohjelmapaikat ja hotellit

Suosi

  • lähellä toisiaan sijaitsevia tapahtumapaikkoja, jotta välimatkat voi kulkea kävellen

Tarkista

  • että tilat ovat saavutettavat myös toimimisesteisille
  • soveltuuko tila toimimisesteisten käyttöön ja onko siellä induktiosilmukka
  • onko tilat tarjoavalla organisaatiolla oma kestävyysohjelma, joka löytyy www-sivuilta
  • annetaanko kestävän kehityksen mukaiset toimintatavat tiedoksi myös näytteilleasettajille
  • onko organisaatiolla ekologiset valaistus- ja ilmastointijärjestelmät (esim. valaistaanko kokoustilat päivänvalolla päiväsaikaan, onko tiloissa LED-valaisimet)
  • onko tiloissa minimoitu vedenkäyttö
  • käytetäänkö tiloissa uusiutuvilla energialähteillä tuotettua sähköä
  • huomioidaanko tilojen sisälämpötilan säädöt
  • onko esim. näyttötauluissa energiaa säästävä teknologia
  • millaiset kierrätysjärjestelmät organisaatiolla on (esim. onko tiloissa kierrätysroskikset myös asiakkaan käyttöön (kokouspaikka, hotellihuoneet)
  • käytetäänkö ympäristöystävällisiä siivoustuotteita
  • ovatko sisustusmateriaalit kierrätettäviä ja ympäristöystävällisiä, ei kertakäyttömateriaaleja

Ruokailu kongressipaikalla, iltaohjelmapaikoissa ja hotelleissa

Käytä

  • paikallista catering-palvelua, jotta vältytään pitkiltä kuljetusmatkoilta

Suosi

  • kasvis- ja vegaaniruokavaihtoehtoja
  • luomutuotteita
  • paikallisia tuotteita
  • reilun kaupan tuotteita (kahvi, tee)
  • tuoreita vuodenajan mukaisia raaka-aineita
  • kestävästi pyydettyä kotimaista kalaa
  • vesijohtovettä

WWF: Ruokavalion ympäristö- ja ilmastovaikutusten pienentäminen

Varmista

  • ruuanjätteen minimoiminen ja kierrätys
  • ruuan jäljitettävyys
  • ruuan tuotantoketjun ekologisuus ja näkyvyys
  • eläinten hyvinvoinnin huomioiminen sekä lihan antibioottivapaus
  • tiedottaminen ruuan sisältämistä aineksista selkeästi esim. buffet-tarjoilussa, tai että ne ovat saatavilla helposti
  • luomutuotteiden ja paikallisten tuotteiden merkintä esim. menukorteissa
  • menukorttien painatus kierrätysmateriaalille

Vältä

  • yksittäispakkauksia
  • muovisia pakkauksia tai astioita sekä muovipillejä
  • kertakäyttöisiä astioita
  • muovisia vesipulloja
  • paperisia serviettejä
  • kertakäyttöisiä pöytäliinoja
  • alumiinisia ja muovisia kääreitä

Tietoisuuden lisääminen

  • tiedota kestävistä valinnoista (www-sivuilla, kokouksen aikana kokouspaikalla ja kokousmateriaalissa, applikaatiossa, sosiaalisessa mediassa)
  • varmista, että www-sivut ja mobiiliapplikaatiot ovat EU-direktiivin mukaisesti saavutettavat
  • anna osallistujille mahdollisuus laskea oma hiilijalanjälki kokouksen ajalta, esim. www-sivulla
  • anna mahdollisuus osallistua kokoukseen etäyhteydellä
  • järjestä kokouksen tai kongressin aiheesta yleisöluento paikallisille

Kulkeminen

  • tiedota ekologisista matkustusmahdollisuuksista kokouskaupunkiin (laiva, juna)
  • anna osallistujille kävelykartat www-sivuilla tai applikaatiossa, joihin on merkitty valmiit reitit esim. kokouspaikan ja hotellien välillä  
  • varmista mahdollisuus kulkea tapahtumapaikkoihin julkisilla kulkuvälineillä
  • tiedota sähköbusseista, jos sellaisia on käytettävissä
  • tiedota kaupunkipyörien käyttömahdollisuudesta

Materiaalit

  • järjestä paperiton kokous/kongressi
  • ota käyttöön sähköiset järjestelmät: ilmoittautuminen, abstraktinhallinta, kartat ja yleisinfo www-sivuilla ja mobiiliapplikaatiossa
  • ota käyttöön sähköiset opasteet, mikäli kokouspaikalta löytyy sellaiset
  • hanki kierrätysmateriaalista valmistetut kynät ja lehtiöt (tarveharkinta)
  • jos hankit lahjoja, hanki aineettomia, paikallisia lahjoja, esimerkiksi:
    • anna pääsylippu paikallisiin museoihin
    • anna julkisen liikenteen lippu kokouksen ajaksi
    • maksa osallistujien puolesta päästökompensaatiot
    • jos hankit aineellisia lahjoja, hanki:
      • kierrätysmateriaalista paikallisesti valmistettuja tuotteita
      • syötäviä ja juotavia tuotteita (paikallista, luomua)
      • tuotteita, joilla on jatkokäyttö
  • hanki kierrätysmateriaalista valmistetut laukut ja kansiot (tarveharkinta)
  • tee ylijäämämateriaalin kierrätyssuunnitelma, elinkaarisuunnittelu
    • voiko nimilappukotelot käyttää uudelleen?
    • voiko ylijäämämateriaalin lahjoittaa kierrätysmateriaalia käsittelevälle organisaatiolle?